Persondatapolitik
Medlem
Persondatapolitik (GDPR) for Kulturhuset Birkelundgaard
pr. december 2019
I forbindelse med dit medlemskab af foreningen Kulturhuset Birkelundgaard behandler vi en række oplysninger om dig. I henhold til retningslinjerne i EU's persondataforordning, der trådte i kraft den 25. maj 2018, skal vi redegøre for, hvordan vi behandler dine data. Vi har derfor udfærdiget denne persondatapolitik, hvor du kan læse nærmere om behandlingen af dine data, når du er medlem af Kulturhuset Birkelundgaard.
1. Hvad registrerer Kulturhuset Birkelundgaard
Foreningen registrerer kun ”almindelige personoplysninger” såsom det enkelte medlems navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse sådan som det oplyses via foreningens indmeldelsesblanket. Samme persondata oplyses via indmeldelse gennem foreningens hjemmeside.
Herudover registrerer vi medlemsnummer og oplysninger om betalt kontingent.
Ved indmeldelse accepterer medlemmet foreningens persondatapolitik, således som den er beskrevet her.
2. Anvendelse af oplysningerne
Registreringen anvendes til medlemsadministration og adgang til arrangementer. E-mailadresserne anvendes til at orientere medlemmerne om eventuelle nyheder, aflysninger af aktiviteter og lignende forhold af interesse for medlemmerne.
Hvis du som frivillig indtræder i Kulturhuset Birkelundgaards bestyrelse, forretningsudvalg eller i en gruppe oprettet i regi af Kulturhuset Birkelundgaard, vil dine kontaktinformationer i form af navn, mail, telefon og billede – med samtykke - blive delt med foreningens medlemmer på hjemmeside, i kommunikationen til medlemmer og andre steder, hvor det er relevant at oplyse, hvordan foreningens medlemmer kan kontakte dig.
Bestyrelsen og foreningens forretningsudvalg modtager efter behov den samlede medlemsliste, jf. pkt. 1.
Bestyrelsen og foreningens forretningsudvalg er orienteret om, at listerne er til personlig benyttelse i forbindelse med administrationen af de aktiviteter, som den enkelte tager del i.
3. Sletning af medlemmer
Foreningen opbevarer medlemslisterne i 5 år efter udmeldelse.
Hvis et medlem ønsker at få slettet sine oplysninger ved udmeldelse, skal dette meddeles foreningens kasserer via mail til kasser@akbg.dk.
Tidligere bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af forretningsudvalget er orienteret om, at de lister, de måtte have, skal slettes.
4. Dataansvarlig
Den til enhver tid siddende/fungerende formand er foreningens dataansvarlige. Han fører tilsyn med, at databehandlerne opfylder nærværende politik.
Kulturhuset Birkelundgaard og den dataansvarlige kan kontaktes på:
Kulturhuset Birkelundgaard
Birkelundladen
Damgårdsvej 25
2620 Albertslund
kontakt@akbg.dk
5. Databehandlere
Foreningen har udpeget nedenstående databehandlere.
Den siddende/fungerende formand fungerer som databehandler af medlemsoplysningerne, jf. pkt. 1.
Kassereren er udpeget til databehandler af medlemsoplysningerne, jf. pkt. 1, og registrerer medlemmet i forhold til indbetaling af medlemskontingent. Kassereren udsender efter behov lister til bestyrelsen og medlemmer af forretningsudvalget.
Forretningsudvalget er udpeget til databehandler af medlemsoplysningerne, jf. pkt. 1, vedrørende udsendelse af nyhedsbreve mv.
Bestyrelsen er udpeget til databehandler af medlemsoplysningerne, jf. pkt. 1, vedrørende brug af medlemslister ved billetsalg til arrangementer og medlems indmeldelser.
6. Opbevaring af data
Databehandlerne opbevarer medlemsoplysninger m.v. på deres respektive PC’er.
December 2019
Bestyrelsen